Come creare una mailing list giornalistica efficace
Articolo scritto dalla nostra Bianca Michelangeli
Una mailing list giornalistica è una lista di contatti, solitamente di indirizzi e-mail di giornali, televisioni, radio, redazioni on line e così via, ai quali è possibile inviare simultaneamente lo stesso contenuto.
Anziché scegliere, di volta in volta, ciascun destinatario, la mailing list ti permette infatti di selezionarne molti contemporaneamente. Ciò semplifica notevolmente operazioni come l’organizzazione di conferenze stampa e l’invio di comunicati stampa.
Tutti i principali servizi di posta elettronica ti consentono di creare mailing list: è sufficiente, infatti, selezionare dalla tua rubrica i contatti utili allo scopo e raggrupparli sotto una – o più – etichette, dandole un nome che ti consenta di riconoscerla e distinguerla dalle altre.
Al momento dell’invio dell’e-mail, poi, ti basterà selezionare l’etichetta giusta, che racchiude già gli indirizzi di tutti i destinatari che vuoi raggiungere.
Nella guida che segue ti spiegherò come creare una mailing list giornalistica efficace. Qualora già non lo sapessi, capirai ben presto quanto questa sia uno strumento irrinunciabile, per ogni candidato alle elezioni, per costruire un buon rapporto con i media locali.
Qualora, invece, volessi subito dei consigli per una perfetta mailing list, siamo a tua disposizione! Contattaci!
Cos’è una mailing list giornalistica
Nello specifico, una mailing list giornalistica è, com’è facile intuire dal suo nome, una lista di contatti che fanno riferimento al mondo del giornalismo, e quindi prevalentemente giornalisti, giornali e agenzie di stampa.
Creare una mailing list giornalistica efficace è fondamentale perché i tuoi comunicati stampa raggiungano i destinatari giusti e nel minor tempo possibile. E organizzarne una – o più – è molto più semplice di quanto tu possa credere. Vediamo come.
Seleziona e suddividi i contatti
Innanzitutto, ciò che caratterizza una mailing list è il criterio adottato nella selezione dei contatti che ne fanno parte. Questi, infatti, dovrebbero essere sempre accomunati da qualcosa.
Che si tratti di una mailing list di indirizzi e-mail di soli giornalisti sportivi o di sole testate giornalistiche romane, l’importante è che il criterio scelto venga sempre rispettato. E che la mailing list racchiuda al suo interno contatti che condividano, effettivamente, qualcosa.
Ad esempio, giornali, giornalisti e agenzie di stampa possono essere anzitutto suddivisi in locali (e, in tal caso, dovresti ovviamente selezionare quelli del tuo territorio di riferimento) e nazionali, e sarebbe bene organizzare i loro indirizzi e-mail in almeno due distinte mailing list.
Ad accomunare i contatti di una mailing list possono dunque essere caratteristiche geografiche (es. una lista di soli giornalisti del Veneto o di Venezia), ma anche tematiche (es. una mailing list che contenga, al suo interno, soltanto testate che si occupano di economia).
Il consiglio che ti diamo è quello di crearne più d’una, organizzandole sulla base delle tue esigenze. Se tu fossi un politico candidato all’Assemblea Capitolina, ad esempio, ti consiglieremmo di crearne almeno due:
- una che racchiuda i giornali, i giornalisti e le agenzie di stampa strettamente locali, e quindi di Roma.
- una di più ampio respiro, che guardi, magari, alla provincia o all’intera regione.
In più, potresti – e dovresti – suddividere per criteri tematici le associazioni cittadine del tuo territorio, così che possano rimanere sempre aggiornati sulle tue posizioni in merito alle questioni che stanno loro più a cuore (siano esse di natura sociale, ambientale, culturale e così via).
Questo ti permetterà, di volta in volta, di selezionare la mailing list più pertinente agli scopi e al messaggio del tuo comunicato stampa.
Evita il rischio “doppioni”
Attenzione, però: se hai inserito lo stesso contatto in diverse mailing list, selezionandone più d’una potresti correre il rischio di inviare “doppioni”. Vediamo perché.
Mettiamo d’aver inserito, al momento della creazione delle varie liste, lo stesso giornalista in due distinte mailing list: una “geografica” (è un giornalista di Roma) ed una “tematica” (si occupa di ambiente). Qualora decidessimo di inviare un comunicato stampa sia alla mailing list dei giornalisti romani che a quelli che si occupano di ambiente, quindi, rischieremmo di inviarglielo due volte.
A questo problema, però, si può ovviare facilmente con strumenti come MailChimp (solo in inglese). Grazie ad un’opzione di MailChimp, infatti, è possibile inviare l’e-mail prima a tutti i contatti taggati come “Roma” e poi a quelli etichettati come “ambiente”, ma che non sono taggati anche come “Roma”, evitando così il doppione.
Utilizzare correttamente le etichette è quindi fondamentale non solo nella creazione delle mailing list, ma anche al momento dell’invio del tuo comunicato stampa.
Tutto chiaro fino qui? Se desideri passare subito alla parte operativa organizzando le migliori mailing list per la tua campagna, contattaci !
Come trovare i contatti da inserire nella mailing list
Naturalmente, per realizzare tutto ciò è necessario fare qualche ricerca preliminare. Prima di poter creare una mailing list, infatti, dovrai armarti di pazienza e cercare gli indirizzi e-mail di tutte le testate (cartacee e online), i giornalisti e le agenzie di stampa che possano essere utili al tuo scopo.
Quest’ultimo è un punto fondamentale. Sarebbe inutile, infatti, perdere tempo a cercare i contatti di testate che si trovano dall’altra parte del Paese o che non s’interessano degli argomenti su cui hai costruito o intendi costruire la tua campagna elettorale o la tua comunicazione istituzionale.
Sarà meglio concentrarsi, invece, sui giornali e i giornalisti a te più affini, geograficamente o tematicamente. Ma come e dove trovarli?
Per muovere i primi passi, puoi rivolgerti a siti come Quotidiani.net, che raccoglie la maggior parte delle agenzie di stampa e delle testate giornalistiche online d’Italia, distinte in quotidiani, riviste e telegiornali e suddivise per regioni, province e città.
Si tratta di uno strumento davvero utile (e gratuito!) per individuare i giornali che possono essere di tuo interesse. Non sempre, però, ne riporta i contatti! Dovresti, quindi, cliccare sul nome di ciascun giornale, aprirne il sito internet e cercare l’indirizzo e-mail della redazione (oppure digitare su Google “indirizzo e-mail redazione [nome della testata]”, un metodo spesso più veloce ed efficace).
In alternativa, puoi acquistare uno strumento “da professionisti”: l’Agenda del Giornalista. Pubblicata ogni anno, raccoglie al suo interno i contatti di tutte le principali testate giornalistiche cartacee e online e le agenzie di stampa del Paese, oltre alle televisioni e ai telegiornali.
Come personalizzare ciascuna e-mail
Hai raccolto gli indirizzi e-mail e hai creato le tue mailing list? Ora sei finalmente pronto ad inviare il tuo primo comunicato stampa ai contatti giusti.
Puoi accompagnarlo con un breve messaggio generico, oppure personalizzarlo per ciascun destinatario. Un’opzione, quest’ultima, che ti consigliamo vivamente, perché farà sembrare l’invio del comunicato stampa meno “automatico” e più “personale”.
Strumenti come il già citato MailChimp, ad esempio, ti consentono di modellare il messaggio sul destinatario. Inserendo un’etichetta – o tag – al posto del nome (o del cognome) del destinatario e/o del giornale, infatti, questa verrà automaticamente sostituita da MailChimp col nome (o il cognome) giusto, facendo sembrare che tu abbia scritto ed inviato le e-mail singolarmente.
Ma attenzione! Perché MailChimp possa sostituire l’etichetta col dato corretto è necessario che questo sia presente nel database. Quindi che tu abbia salvato il contatto includendovi il nome e la testata giornalistica di riferimento.
In caso contrario, MailChimp non ha modo di risalire al nome del proprietario dell’indirizzo e-mail a cui vuoi inviare il tuo comunicato stampa, né al nome del giornale per cui lavora.
Mailing list vs broadcast list
Un’alternativa sempre più diffusa alle mailing list è la broadcast list di WhatsApp, il cui concetto è sostanzialmente identico a quello che sta alla base delle prime.
Le broadcast list, infatti, non sono altro che liste di numeri telefonici a cui è possibile inviare contemporaneamente lo stesso messaggio WhatsApp, risparmiando tempo e fatica.
Pur sembrando più “rapide” e intuitive, però, le broadcast list WhatsApp corrono il rischio di diventare un po’ troppo… invadenti. WhatsApp – la più diffusa app di messagistica al mondo -, infatti, non viene utilizzato soltanto a scopi lavorativi (anzi!), e non tutti gradiscono ricevere interi comunicati stampa sul proprio numero privato.
Inoltre, i messaggi WhatsApp non possono essere gestiti e organizzati con la stessa facilità delle e-mail. Si rischia pertanto che il proprio comunicato stampa venga sommerso da centinaia di altri messaggi istantanei, di natura privata e non.
Insomma: meglio usare le broadcast list di WhatsApp per comunicazioni più veloci ed immediate dei comunicati stampa, che ora puoi inviare con ancor più facilità grazie alle tue nuove e funzionali mailing list giornalistiche.
Conclusioni
Siamo arrivati alla fine di questa guida in cui hai ben compreso l’importanza di creare una mailing list giornalista efficace.
Ti abbiamo fornito anche dei suggerimenti su come fare, ma se avessi ancora bisogno di aiuto nel reperimento dei contatti giusti o – perché no – ti servisse un ufficio stampa, puoi chiedere a noi! Lo facciamo da anni per eletti e candidati di tutto il Paese.
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