Come si scrive un comunicato stampa

Cos’è un comunicato stampa

I comunicati stampa sono dei brevi testi il cui scopo è quello di informare i giornalisti (ma, come vedremo, non solo!) su notizie importanti che ci riguardano e che vorremmo fossero divulgate. 

La struttura con cui vengono scritti e le modalità con cui vengono inviati ai media sono estremamente importanti nel determinare il successo di un comunicato.

A cosa serve

Come accennato, lo scopo ultimo di un comunicato stampa è quello di divulgare una notizia che ci riguarda. Affinché si giunga a tale risultato sono però necessari dei passaggi intermedi: noi inviamo il comunicato ai media, questi lo leggono, poi decidono che il contenuto è di loro interesse, dunque a partire da esso scrivono un articolo e solo allora ciò che intendiamo comunicare giunge agli elettori (o almeno all’audience del media da cui viene pubblicato).

Al momento della scrittura del comunicato, è necessario avere ben chiari questi passaggi: se il fine ultimo è quello di comunicare con gli elettori, per raggiungerlo bisogna comunicare prima con i media. Logica conseguenza di quanto detto finora è il concetto che segue: lo scopo di un comunicato stampa è quello di comunicare ai media una notizia di modo che questi la diffondano.

A chi è rivolto

Finora abbiamo accennato a giornalisti e “media” senza però specificare chi sono. Come spiegato già nella guida ai rapporti con i media locali, i media a cui è opportuno inviare i comunicati stampa sono giornali, blog e influencer. 

Come vedremo nei paragrafi successivi, nel momento in cui scriviamo e inviamo i nostri comunicati dovremo avere ben chiare le esigenze del destinatario: la struttura deve facilitare la stesura di un articolo, la mail deve risaltare tra le tante ricevute giornalmente dai media che sceglieremo, la notizia deve essere interessante per i loro lettori.

Come si scrive un comunicato stampa

Struttura

Dati i tempi rapidi con cui i media decidono di pubblicare o scartano un comunicato, è necessario venire subito al punto. Per fare questo, e per semplificare ai media la stesura dell’articolo che conterrà l’oggetto del comunicato, può essere utile tenere a mente la “regola della piramide rovesciata”. Secondo questa regola, più un’informazione è importante più in alto questa va posizionata, mentre i dettagli e le spiegazioni più approfondite andranno verso la fine.

Titolo

Il titolo è il biglietto da visita del comunicato stampa nonché l’unica parte che, se il messaggio viene aperto, viene letta sempre. Proprio per via della sua rilevanza, deve già contenere la notizia al suo interno, pur rimanendo breve.

Incipit

Immediatamente dopo il titolo, è necessario rispondere in due o tre righe alle 5 W: Who (Chi?), What (Cosa?), Where (Dove?), When (Quando?), Why (Perché?)

Questa parte del comunicato riassume anch’essa la notizia, fornendo però tutte le informazioni necessarie a chi conosce già l’argomento. Proprio per questo motivo, alla domanda “perché?” si può rispondere anche nel corpo. 

Corpo

Una volta superati titolo ed incipit, la notizia è stata ritenuta interessante dal destinatario del comunicato, che altrimenti avrebbe smesso di leggere. È giunto dunque il momento di fornire dettagli, informazioni di contesto (su chi scrive, su sviluppi passati del tema trattato e simili) e, qualora non lo si fosse già fatto, di rispondere alla domanda “perché?”.

Sebbene la notizia sia stata ritenuta interessante, è comunque bene non eccedere con la lunghezza del comunicato: dettagli e informazioni di contesto devono essere comunque riassunti, di conseguenza è necessario lasciare dei contatti in chiusura qualora il giornalista, il blogger o l’influencer fossero interessati a maggiori informazioni.

Chiusura e contatti

In chiusura, come accennato, è necessario fornire i contatti: email e numero di telefono permetteranno infatti al destinatario del comunicato di contattarci qualora fosse interessato a maggiori informazioni. Inoltre, è opportuno ringraziare il ricevente, invitandolo con cortesia a prendere in considerazione la notizia fornitagli.

Come si invia un comunicato stampa

Tempismo

Una volta scritto il comunicato, è importante che le modalità di invio massimizzino le possibilità di lettura da parte del destinatario. Il primo accorgimento da avere in tal senso è quello del tempismo. 

In primo luogo, la notizia va fornita finché è tale: inviare un comunicato per annunciare qualcosa di già avvenuto è chiaramente una perdita di tempo tanto per noi quanto per il ricevente. Allo stesso modo, bisogna dare al destinatario il tempo di ricevere il comunicato, leggerlo e diffonderlo: l’invio, se intende annunciare un avvenimento, deve avvenire con qualche giorno di anticipo.

Mail e messaggio

I media, specie i giornali, ricevono ogni giorno moltissime email: può capitare che qualcuna di queste sfugga. Per questo motivo, è importante che all’invio della mail si accompagni, quando possibile, un messaggio privato di avviso.

Nella stesura della mail, è importante considerare alcuni fattori: 

  • L’oggetto della mail deve essere più rivelatorio possibile: scrivere “Comunicato stampa …” permetterà al ricevente di comprendere subito di cosa si tratta e decidere dunque di aprire la mail o meno;
  • In allegato alla mail andrebbero aggiunte delle foto, di buona risoluzione, che il destinatario possa inserire all’interno del proprio articolo o post. È importante che le foto siano prive di copyright o liberamente pubblicabili, per assicurarsi di ciò si possono inviare foto scattate personalmente o trovarne alcune in siti specializzati come Pixabay, Unsplash o Pexels;
  • Il comunicato deve essere contenuto nel testo della mail anziché in un allegato: ciò permetterà di leggerlo più velocemente.

Come accennato, una volta inviata la mail, qualora si conoscesse un giornalista della testata a cui si è scritto, un blogger o l’influencer, avvisarli in privato renderà molto più probabile la lettura del comunicato. 

Per avvisare il destinatario, è sufficiente un messaggio informale, ad esempio su WhatsApp o Facebook, nel quale lo si avvisa della mail inviata, indicando magari anche l’indirizzo con cui gli si è scritto.

Se hai bisogno di assistenza per scrivere i tuoi comunicati stampa, il nostro team di esperti è sempre a tua disposizione. Contattaci e sapremo aiutarti.

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