Come si scrive un comunicato stampa
La maggior parte delle campagne elettorali iniziano così: con un comunicato stampa che annuncia la scesa in campo di un candidato.
Anche qualora la notizia stesse già circolando a causa di indiscrezioni o dichiarazioni stesse del neocandidato attraverso i suoi profili social, ciò non toglie che il comunicato stampa ufficiale continui a rappresentare uno strumento cruciale per comunicare coi propri elettori in tutte le fasi della campagna elettorale e nei prossimi paragrafi capiremo bene il perché.
Ma. soprattutto, in questo articolo imparerai come si scrive un comunicato stampa e come bisogna fare per porlo all’attenzione dei media locali.
Non vuoi temporeggiare? Allora ottieni subito supporto diretto per la stesura dei tuoi comunicati stampa. Contattaci!
Cos’è un comunicato stampa
Partiamo dalle basi.
I comunicati stampa sono dei brevi testi il cui scopo è quello di informare i giornalisti (ma, come vedremo, non solo!) su notizie rilevanti che ci riguardano e che vorremmo fossero divulgate.
La struttura con cui vengono scritti e le modalità con cui vengono inviati ai media sono estremamente importanti nel determinare il successo di un comunicato.
A cosa serve
Come accennato, lo scopo ultimo di un comunicato stampa è quello di divulgare una notizia che ci riguarda. Affinché si giunga a tale risultato sono però necessari dei passaggi intermedi, il primo del quale consiste nell’inviare il comunicato ai media.
Questi lo leggono, poi decidono che il contenuto è di loro interesse. Dunque a partire da esso scrivono un articolo e solo allora ciò che intendiamo comunicare giunge agli elettori (o almeno all’audience del media da cui viene pubblicato).
Al momento della scrittura del comunicato, è necessario avere ben chiari questi passaggi: se il fine ultimo è quello di comunicare con gli elettori, per raggiungerlo bisogna comunicare prima con i media.
Logica conseguenza di quanto detto finora è il concetto che segue: lo scopo di un comunicato stampa è quello di comunicare ai media una notizia di modo che questi la diffondano.
A chi è rivolto
Finora abbiamo accennato a giornalisti e “media” senza però specificare chi sono. Come spiegato già nella guida ai rapporti con i media locali, i media a cui è opportuno inviare i comunicati stampa sono giornali, blog e influencer.
Come vedremo nei paragrafi successivi, nel momento in cui scriviamo e inviamo i nostri comunicati dovremo avere ben chiare le esigenze del destinatario.
In particolare, è bene sempre ricordare che:
- la struttura del comunicato deve facilitare la stesura di un articolo;
- la mail con cui è inviato deve risaltare tra le tante ricevute giornalmente dai media che sceglieremo;
- La notizia riportata, infine, deve essere interessante per i loro lettori.
Come si scrive un comunicato stampa
Veniamo al dunque: come si scrive un comunicato stampa. Le regole che vedremo di seguito valgono, ovviamente, per tutti i comunicati stampa, anche se noi in questo frangente ci preoccupiamo soprattutto di come scrivere un perfetto comunicato stampa per un candidato durante le elezioni.
Struttura
Dati i tempi rapidi con cui i media decidono di pubblicare o scartano un comunicato, è necessario venire subito al punto.
Per fare questo, e per semplificare ai media la stesura dell’articolo che conterrà l’oggetto del comunicato, può essere utile tenere a mente la “regola della piramide rovesciata”.
Secondo questa regola, più un’informazione è importante più in alto questa va posizionata, mentre i dettagli e le spiegazioni più approfondite andranno verso la fine.
Titolo
Il titolo è il biglietto da visita del comunicato stampa, nonché l’unica parte che, se il messaggio viene aperto, viene letta sempre.
Proprio per via della sua rilevanza, deve già contenere la notizia al suo interno, pur rimanendo breve.
Incipit
Immediatamente dopo il titolo, è necessario rispondere in due o tre righe alle 5 W: Who (Chi?), What (Cosa?), Where (Dove?), When (Quando?), Why (Perché?).
Questa parte del comunicato riassume anch’essa la notizia, fornendo però tutte le informazioni necessarie a chi conosce già l’argomento. Proprio per questo motivo, alla domanda “perché?” si può rispondere anche nel corpo.
Corpo
Una volta superati titolo ed incipit, la notizia è stata ritenuta interessante dal destinatario del comunicato, che altrimenti avrebbe smesso di leggere.
È giunto dunque il momento di fornire dettagli, informazioni di contesto (su chi scrive, su sviluppi passati del tema trattato e simili) e, qualora non lo si fosse già fatto, di rispondere alla domanda “perché?”.
Sebbene la notizia sia stata ritenuta interessante, è comunque bene non eccedere con la lunghezza del comunicato: dettagli e informazioni di contesto devono essere comunque riassunti, di conseguenza è necessario lasciare dei contatti in chiusura qualora il giornalista, il blogger o l’influencer fossero interessati a maggiori informazioni.
Chiusura e contatti
In chiusura, come accennato, è necessario fornire i contatti: email e numero di telefono permetteranno infatti al destinatario del comunicato di contattarci qualora fosse interessato a maggiori informazioni. Inoltre, è opportuno ringraziare il ricevente, invitandolo con cortesia a prendere in considerazione la notizia fornitagli.
Se vuoi ricevere subito ulteriori suggerimenti su come realizzare un perfetto comunicato stampa per la tua elezione contattaci !
Come si invia un comunicato stampa
Dopo aver scritto il comunicato stampa, sei solo a metà dell’opera! Anche il miglior comunicato stampa del mondo non serve a niente, infatti, se rimane nel cassetto, o sul pc, di chi lo ha scritto!
Quello che devi fare ora, pertanto, è inviarlo agli organi di stampa cui hai deciso di indirizzarlo. In altre parole alla tua mailing list di contatti: ne ha già realizzata una (o più) vero? Se così non fosse e non sai come fare ti consigliamo di leggere l’articolo appena linkato.
Adesso però concentriamo su come fare a inviare il tuo comunicato stampa.
Tempismo
Una volta scritto il comunicato, è importante che le modalità di invio massimizzino le possibilità di lettura da parte del destinatario. Il primo accorgimento da avere in tal senso è quello del tempismo.
In primo luogo, la notizia va fornita finché è tale: inviare un comunicato per annunciare qualcosa di già avvenuto è chiaramente una perdita di tempo tanto per noi quanto per il ricevente.
Allo stesso modo, bisogna dare al destinatario il tempo di ricevere il comunicato, leggerlo e diffonderlo: l’invio, se intende annunciare un avvenimento, deve avvenire con qualche giorno di anticipo.
Mail e messaggio
I media, specie i giornali, ricevono ogni giorno moltissime email: può capitare che qualcuna di queste sfugga. Per questo motivo, è importante che all’invio della mail si accompagni, quando possibile, un messaggio privato di avviso.
Nella stesura della mail, è importante considerare alcuni fattori:
- L’oggetto della mail deve essere più rivelatorio possibile: scrivere “Comunicato stampa …” permetterà al ricevente di comprendere subito di cosa si tratta e decidere dunque di aprire la mail o meno;
- In allegato alla mail andrebbero aggiunte delle foto, di buona risoluzione, che il destinatario possa inserire all’interno del proprio articolo o post. È importante che le foto siano prive di copyright o liberamente pubblicabili, per assicurarsi di ciò si possono inviare foto scattate personalmente o trovarne alcune in siti specializzati come Pixabay, Unsplash o Pexels;
- Il comunicato deve essere contenuto nel testo della mail anziché in un allegato: ciò permetterà di leggerlo più velocemente.
Conclusioni
Ora sai come si scrive un comunicato stampa perfetto e anche come fare a recapitarlo a chi di dovere: i giornali e le emittenti televisive e radiofoniche locali e/o nazionali, le agenzia stampa e i portali di comunicazione on line, per cominciare.
Un ultimo suggerimento: una volta inviata la mail, qualora si conoscesse un giornalista della testata a cui si è scritto, un blogger o l’influencer, avvisarli in privato renderà molto più probabile la lettura del comunicato. Per avvisare il destinatario, è sufficiente un messaggio informale, ad esempio su WhatsApp o Facebook, nel quale lo si avvisa della mail inviata, indicando magari anche l’indirizzo con cui gli si è scritto.
Bene, ritieni di aver bisogno di ulteriori consigli? Iscriviti qui per ricevere articoli, guide, inviti a seminari, dal vivo e on line! Se, invece, avessi bisogno di assistenza per scrivere i tuoi comunicati stampa, il nostro team di esperti è sempre a tua disposizione.
Contattaci e sapremo aiutarti.
