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Conferenza stampa: come organizzarla con successo

La conferenza stampa è l’evento caratteristico dell’ufficio stampa. Si ricorre alla conferenza stampa quando si pensa che la notizia che si vuole comunicare sia così importante che non basta il solo comunicato stampa per farlo. 

In ambito politico si ricorre alla conferenza stampa per la presentazione di una lista in caso di imminenti elezioni o quando si vogliono comunicare delle decisioni importanti ai media. Uno dei primi a ricorrere a questo mezzo comunicativo fu il Presidente degli Stati Uniti d’America Woodrow Wilson. Tra il 1913 e il 1916 l’inquilino della Casa Bianca convocò circa 57 volte i giornalisti. Alla fine degli anni ’70 un altro presidente Usa, Jimmy Carter, prendendo atto del successo raggiunto dal quarto potere dopo la scoperta dello scandalo Watergate che aveva costretto Nixon alle dimissioni, convocò più volte i cronisti proprio per dimostrare quanto la sua fosse un’amministrazione trasparente.

Ma quali sono i trucchi da conoscere e le regole da rispettare per organizzare una conferenza stampa di successo?

DATA E LOCATION

Due dei fattori che più determinano la riuscita o meno di una conferenza stampa sono la scelta della data e della location. Per quanto concerne la prima, molto importante è considerare gli altri avvenimenti giornalisticamente rilevanti ed evitare a tutti i costi delle sovrapposizioni. Se nella lista d’invitati ci sono inclusi dei periodici, settimanali o mensili bisogna tener conto delle loro esigenze produttive. L’orario più indicato è quello tra le undici e mezzogiorno.

Discorso a parte la scelta della location. Quest’ultima deve essere facilmente raggiungibile, vi si deve poter accedere senza grandi problemi ed è necessario apporre manifesti e locandine dell’evento sia all’entrata principale che agli eventuali snodi per l’accesso alla sala. Spesso le conferenze stampa vengono organizzate in luoghi suggestivi ma la scelta più azzeccata è sempre quella del luogo istituzionale. Organizzare una conferenza stampa all’interno di una sede istituzionale è quasi sempre una garanzia di successo. I giornalisti difficilmente infatti sceglieranno di non partecipare ad un evento di carattere istituzionale. In campagna elettorale spesso le conferenze stampa si tengono all’interno del comitato elettorale, luogo all’interno del quale vengono prese le principali decisioni, o in altre location simbolo.

INVITO STAMPA

Dopo aver scelto luogo e data è necessario procedere all’invio degli inviti stampa. Si tratta di un testo breve al cui interno è bene mettere in risalto location, data e orario della conferenza stampa. Serve un titolo molto efficace che attiri l’attenzione e la curiosità dei giornalisti per finire nella loro agenda. Annunciare il tema, ma senza svelare tutto. È molto importante titolare con la dicitura “invito stampa” e non “comunicato stampa”. Si tratta di due prodotti differenti che non si deve fare l’errore di confondere. L’invito, infatti, segnala un invito per il destinatario, che esaurisce la sua funzione nell’annunciare la conferenza e richiedere la presenza della redazione, mentre il comunicato segnala un evento che aspira ad essere pubblicato come notizia.

L’invito stampa va inviato al responsabile al desktop e al nostro contatto personale. È buona prassi inviare l’invito non più di 7 giorni prima. Nel caso in cui di mezzo ci sia il weekend è necessario procedere ad un secondo invio. Il terzo e ultimo invio, un po’ più dettagliato, deve avvenire il giorno prima della conferenza stampa. Altrettanto importante è il recall telefonico, il quale ci serve per sapere se l’invito è giunto a destinazione, se la conferenza è nel taccuino e se c’è la disponibilità dei giornalisti a partecipare.

COME ALLESTIRE LA SALA

Predisporre la sala per ricevere i giornalisti è una delle attività più delicate che può determinare una buona o cattiva impressione già dall’arrivo dei nostri invitati in sala. Prima di accedere all’area dove avverrà la conferenza stampa è necessario sistemare un banchetto dove i giornalisti sono invitati a registrarsi. Questa è un’ottima occasione per verificare eventuali aggiornamenti relativi ai recapiti di posta e telefonici e per integrare la nostra rubrica con nuovi contatti. Durante l’accredito, sarà necessario consegnare ai giornalisti tutti i documenti che si ritengono necessari alla comprensione e all’approfondimento della notizia, una scheda di presentazione di tutti i relatori presenti ed infine il biglietto da visita dell’ufficio stampa. Oggi la distribuzione del materiale, nella maggior parte dei casi, avviene in formato digitale, con la cartella stampa già copiata su una pen-drive.

Sul tavolo degli ospiti non devono mancare i cavalieri con i nomi dei relatori. Se si tratta di una conferenza stampa politica, proprio dietro al tavolo dei relatori campeggia il volto del candidato con il simbolo della lista e dallo slogan della campagna. Conoscere l’esatto numeri dei giornalisti che prenderanno parte alla conferenza stampa è molto importante anche per la sistemazione delle sedie in sala, le quali se poche costringono qualcuno a rimanere in piedi, se troppe possono portare a pensare che l’evento sia stato un flop.

In un angolo della sala o nelle immediate vicinanze, è importante predisporre uno sfondo per le interviste radio-televisive, adeguatamente allestito ed illuminato. La sala deve essere dotata delle attrezzature tecnologiche di base e sarà necessario verificarne il funzionamento con dovuto anticipo in modo da poter intervenire prima dell’arrivo dei giornalisti nel caso in cui qualcosa non funzioni.

COME FRONTEGGIARE UNA DIFFICOLTÀ

Consideriamo la conferenza stampa politica. Nonostante ci si prepari prima alle possibili domande dei giornalisti, può capitare che il politico possa trovarsi in una situazione di difficoltà o incapacità a rispondere alle domande che gli vengono poste. Se ciò accade è necessario avere pronto subito un piano B, dando la parola a cronisti notoriamente “innocui”; ciò è quanto veniva fatto, ad esempio, dal portavoce della Casa Bianca Scott McClellan durante le fasi più intense del “Cia Gate”. Quando le domande superavano il livello di guardia, McClellan dava sistematicamente la parola a Raghubir Goyal, corrispondente del quotidiano India Globo, noto per la sua prolissità. Le sue domande si trasformavano in vere e proprie interminabili arringhe, costringendo le telecamere delle tv all news ad interrompere il collegamento.

Gli spin doctor del presidente Bush introdussero anche una variante, la presenza in sala stampa di un giornalista compiacente. Emblematico è il caso di Jeff Gannon, il quale, nonostante scrivesse per una testata poco nota, Talon News, era una presenza fissa. Come se non bastasse, il presidente Bush gli concedeva frequentemente la parola.

OSPITI E DURATA

Per attrarre i giornalisti un espediente che spesso viene utilizzato, è quello di invitare un ospite famoso. Bisogna però fare attenzione al rischio che la presenza dell’ospite possa distorcere l’attenzione sul reale tema su cui verte la conferenza stampa. L’appoggio di un personaggio famoso ad un candidato o un politico prende il nome di endorsing. I casi di endorsing sono numerosi. Uno particolarmente emblematico riguarda Lindsay Lohan, che si è schierata apertamente in sostegno del presidente turco Erdogan; un altro caso simile è quello di Gerard Depardieu, che dopo aver ottenuto la cittadinanza russa, ha sempre mostrato grande ammirazione per Vladimir Putin, tanto da partecipare alla visita del presidente russo ad Aleksandr Lukashenko, discusso presidente della Bielorussia.Per quanto concerne la durata dell’evento, invece, il tempo consigliato è di un’ora, massimo un’ora e mezza.

COSA FARE DOPO LA CONFERENZA STAMPA

Una volta terminato l’evento, il lavoro dell’ufficio stampa non è ancora finito. Questo è infatti il momento di fare un ultimo tentativo con i giornalisti assenti. Una buona soluzione è quella di pubblicare online la cartella stampa, senza però aggiungere le informazioni emerse durante il corso della conferenza. Il contatto con i giornalisti intervenuti non va interrotto, anzi, è necessario chiamarli e chiedere loro come procede il lavoro, se sono necessarie ulteriori informazioni. Per capire se la conferenza stampa ha avuto successo è necessario controllare l’indomani mattina, tramite la rassegna stampa, quanti hanno parlato dell’evento e chi ha scelto di rilanciare la notizia.